アウトルックのCopilotでメールを下書きするプロンプト

皆様、Microsoft OfficeのCopilotは導入していますでしょうか？本日は導入している人向けに、メール下書きを効率化するプロンプトをご紹介します。これは私が本や研修でご紹介しているものです。こういった内容にご興味がありましたらぜひご参加いただければと思います。本はまだ出ていません。

使用したプロンプト

生成されたメール本文

いかがでしょう。正直、このままでは使えないですね。1行目に相手のお名前を書く、30文字前後で改行する、といったメールの基本が出来ていないため、かなり加工をしませんと使う事が出来ません。そこで以下のプロンプトが登場します。

メール下書き用プロンプト

#相手:

・□物流大木様

#伝えたい内容:

・相手は山田太郎様

・アウトルックに関するセミナーの案内のメール

#その他指示:

・1行目に相手のお名前

・2行目は空欄にする

・3行目は「お世話になります。」

・自分の名前は1番下に「●●工業課長山口 」と書く

・下から2番目の行は空欄にする

・30から32文字を目安に必ず改行する

こちらのプロンプトはクリップボードの履歴（ウインドウズキー＋Vキー）で貼り付けると良いでしょう。クリップボードの履歴はログオフすると消えますが、ピン留めを行うと消えなくなります。

プロンプトで青く塗った部分は送るべきメールの内容に下書きその都度書き直します。それ以外の部分はそのまま使用します。

実際に使用してみましょう。

Copilotにクリップボードの履歴を使い貼り付けて、生成をクリックします。

いかがでしょう？

ちゃんと30文字くらいで改行されていますし、頭に相手のお名前が書いてあります。自分の名前を下に書くのは海外流です。

実は私、初めてアウトルックのCopilotでメールを下書きした際は『使えない、自分で書いた方が良い』という印象を持ちました。ただこのプロンプトを作り、使うようになって印象が大きく変わりました。Copilot最高！もうCopilotがない生活には戻れません！

アウトルックのCopilotが使えない、と考えている方はこういったプロンプトを活用してみてください。

参考プロンプト①

EdgeのCopilotでメールを下書きするプロンプト

#依頼:

・以下の内容でビジネスメールの件名と本文を作成してください

#条件: 

・私:●●物流係長△△

・相手: 〇様 

#伝えたい内容: 

・アウトルックのセミナーの案内

・日時は8月10日10時から。無料。

#その他指示: 

・1行目に相手のお名前

・2行目は空欄にする

・3行目は「お世話になります。」

・自分の名前は1番下に「●●工業課長△△」と書く

・下から2番目の行は空欄にする

・30から32文字を目安に必ず改行する

・300文字程度の長さにする。 

・相手は目上なので丁寧な言葉で 

・極力箇条書きを使う 

・署名は含めない

こちらも長く、使用頻度が高いため、クリップボードの履歴の機能を使い貼り付けましょうEdgeのCopilotは無料で使えるというメリットがありますが、入力した内容をAIの学習データとして使われる可能性がありますし、個人情報なども保護されないという覚悟が要ります。人名や企業名をダミーにする、機密情報を書かないなどの配慮が必要です。

参考プロンプト②

メール返信時のプロンプト

#その他指示:

・30から32文字を目安に必ず改行する

・1行目に相手のお名前を入れる 

・2行目は空欄にする 

・下から2番目の行は空欄にする。

・１番下の行に●●工業〇〇と入れる

メール返信時はこのようなプロンプトを使いましょう。

Microsoft365のCopilotは一度使うとやめられない、面白さと効率性を持っていますが、まだ改善点はあるという印象です。今回のプロンプトもクリップボードの履歴で貼り付けましたが、Copilotの中にこのプロンプトを保持する機能を持たせ、自動で表示すると楽ですね。Microsoft頑張れ！ということで今回の記事を終わりとします。